Animations à intervalles courts, Powerpoint c'est du passé

Je fais partie d’une génération qui a vu l’arrivée de Powerpoint, célèbre logiciel de Microsoft. C’était au tout début des années 1990. A cette époque, nous utilisions un objet désormais aux oubliettes, le rétroprojecteur et sa cohorte de transparents.

Dans mon entreprise est arrivé un jeune et brillant polytechnicien. Il a révolutionné la façon de conduire une réunion. Finis les transparents écrits à la main, tristes à mourir, place aux animations de toutes formes. Les planches étaient colorées, soignées et elles se passaient d’un clic de souris.

Aujourd’hui nous maîtrisons tous cet outil puissant qui, depuis les années 1990, n’a eu de cesse d’offrir de nouvelles fonctionnalités. Mais à cause de cet outil fabuleux, nos réunions se sont enlisées ! Désormais, on vient en réunion pour faire face à un écran et pour subir plus ou passivement ce que d’autres ont brillamment mis en forme. Là où nous devrions être tous acteurs d’un sujet, nous ne sommes plus qu’en réaction d’un document projeté et élaboré par d’autres.

Cette passivité commence dès l’élaboration de l’ordre du jour car rares sont les réunions où les participants sont invités à co-construire leur contenu. Cela se poursuit lors de la réunion elle-même. Il suffit pour cela de compter le nombre de coups d’œil aux smartphones ou les ordinateurs portables grands ouverts faisant écrans entre les participants.

Ne vous cachez plus en réunion

Dans une Obeya, cette grande salle ou toute une équipe se réunit devant des panneaux de management visuel, il n’y a pas de table. Il est plus difficile de se cacher derrière son écran de PC portable ou de sortir son smartphone sans se faire remarquer. De toute façon, l’esprit de l’Obeya n’est pas dans la passivité. Car chacun a participé à sa construction et ce qui est affiché sur les murs appartient à toute l’équipe, pas uniquement à son manager. On y voit clairement ce que nous voulons réussir tous ensemble, le chemin que nous avons parcouru, les obstacles que nous devons surmonter.

Chacun a son mot à dire, chacun a sa pierre à apporter à l’édifice. Concrètement, si un planning doit apparaître celui-ci a été construit par toute l’équipe. Chacun vient spontanément matérialiser son avancement sans attendre qu’un responsable ou un planificateur vienne lui demander.

Une Obeya est représentative de l’esprit du Lean Management.

On n’affiche que le juste nécessaire à la performance du moment.

Son contenu doit répondre à la question suivante « que voulons-nous réussir dans les 3 mois qui viennent ? dans le mois en cours ? Cette semaine ? Aujourd’hui ? C’est un exercice difficile de nos jours, car nous subissons énormément de distractions. Il faut comprendre cette notion de distraction comme tout événement qui nous écarte de notre but principal. Cela suppose d’avoir défini nos priorités.

Certaines s’imposent à l’équipe car elles découlent d’un contrat, d’un projet, d’une activité de production. Mais cela ne suffit pas, car satisfaire cette seule exigence est le service minimum, du moins si l’équipe ou l’entreprise affiche une certaine ambition. Quoi qu’il en soit, faire plus que ce que l’on attend de nous suscite en général un sentiment de fierté. Il ne s’agit pas de révolutionner son activité. Mais tous les 3 mois, l’équipe peut se focaliser sur un problème à résoudre ou une amélioration à apporter.

En définitif, 95% de ce que l’on attend d’une équipe et du challenge qu’elle se donne est affiché sur l’Obeya.

L’ergonomie

Le dernier standard est très souvent négligé. Il concerne l’ergonomie du lieu et de l’affichage. Là encore, l’esprit du Lean management et notamment du 5S doit être présent.

Cela pourrait se résumer à « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Concrètement, l’emplacement prévu pour afficher les KPI, les indicateurs clés de performance est prévu à l’avance. Ils doivent bien entendu être renseignés, mais pas question d’en ajouter à la dernière minute et de saturer l’affichage. Si ce dernier doit être revu, alors l’équipe devra revoir son standard. Le mobilier a son importance également.

Dans une Obeya, exit le mobilier encombrant. L’équipe doit pouvoir circuler librement devant l’affichage. Il ne doit pas y avoir d’obstacle entre les participants et l’affichage. On supprimera toutes les tables inutiles. Les réunions quotidiennes se conduisent en général debout sur une période qui n’excède pas 30 minutes. Pour les réunions hebdomadaire, l’équipe peut disposer de chaises hautes qui permettent de se lever rapidement pour intervenir sur l’affichage.

Intelligence collective

Ce type de réunion, d’un format très court, très condensé, focalisé sur les résultats est désigné par « Animation à Intervalle Court » (AIC). Il nécessite une grande maturité de l’équipe et lui confère toute son agilité. Cela suppose qu’elle ait posé comme principe de base de fonctionner en intelligence collective et de donner une grande priorité au développement de sa maturité en tant qu’équipe.