Prenez plaisir dans l'Obeya

L'Obeya est la matérialisation du plaisir et de l’intérêt que l’on peut avoir à travailler en équipe. Ce nom est d’origine japonaise. « O » veut dire « grand » et « beya » signifie « salle ». L’Obeya est la grande salle dans laquelle une équipe se réunit pour piloter un projet ou des activités, résoudre des problèmes et pourquoi pas, faire preuve de créativité. L’Obeya est donc avant tout un lieu et dans la mesure du possible celui-ci appartient à l’équipe.

En pratique, une Obeya se limite souvent à quelques panneaux posés sur les murs d’un atelier, d’un couloir, d’un open space ou d’un bureau partagé. Même si ce n’est pas une situation idéale, cette pratique qui s’adapte à des contraintes d’environnement mérite d’être encouragée.

En revanche, l’Obeya doit répondre à une règle d’or. Le contenu de l’affichage est défini par l’équipe et pour la performance de l’équipe. Confier la définition d’une Obeya à une tierce partie ou utiliser les murs pour afficher du reporting est très tentant pour le management. Mais ce serait une erreur. Car le risque serait grand de voir apparaître le syndrome de l’indicateur « pastèque », vert en apparence mais rouge à l’intérieur !

Conçue par l’équipe, Les avantages de l’Obeya sont nombreux :

1. Elle simplifie la complexité Une représentation visuelle limite la saturation de la mémoire de travail et facilite la mémorisation à long terme.

2. Elle oriente vers le résultat L’espace contraint oblige à ne produire qu’un nombre limité d’information. Ces informations sont principalement liées à la performance de l’équipe et de son projet ou de ses activités

3. Elle limite les « distractions » Le temps limité et l’affichage focalisé sur la performance obligent à rester concentré.

4. Elle incite à la transparence et met en évidence les difficultés Les résultats sont visibles, comparés à une référence d’exigence et affichés avec des codes couleurs. A moins de produire des indicateurs « pastèques », les défaillances sautent aux yeux.

5. Elle facilite les interactions L’absence de mobilier limite les barrières entre les participants. Chacun est libre d’intervenir sur l’affichage.

6. Elle reconnait les réussites Dans une Obeya, l’accent est mis sur les réussites. Elles apparaissent de façon visuelle et sont saluées lors des animations.

L’Obeya se doit de refléter l’agilité de l’activité et de l’équipe. C’est un lieu vivant, coloré où les membres d’une équipe collaborent et ont plaisir à se retrouver. L’information doit être dynamique, il ne s’agit pas simplement d’afficher de l’information sur les murs.

A minima, l’Obeya doit se focaliser sur les rubriques suivantes :

  • Le client au sens le plus large possible
  • Le projet, les activités, les produits ou services dont l’équipe a la charge
  • L’équipe
  • Les problèmes ou l’amélioration continue

Le contenu de ces rubriques n’est pas normalisé, ce serait opposé à l’esprit de l’Obeya. Les paragraphes qui suivent donnent quelques exemples et bonnes pratiques.

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Le client

« Il n’y a pas de vent favorable à celui qui ne sait où il va » disait Lao-Tseu. Savoir où l’on va est important, savoir qui l’on doit satisfaire l’est tout autant, et cela commence par identifier et caractériser les personae qui seront intéressés ou impactés par notre activité. Il peut s’agir d’un client lorsqu’il est bien identifié par un contrat, mais aussi de groupes d’utilisateurs de nos produits et services, voire de personnes en interne de l’entreprise et pourquoi pas l’ensemble des salariés.

Un panneau est dédié à cette définition large du client. Il s’agit de visualiser son positionnement, sa satisfaction, ses attentes.

Les produits ou services

Cette rubrique est le cœur de l’évaluation de la performance de l’équipe. On retrouve sur cet emplacement les Key Performance Indicators (KPI) couvrant la Qualité, les Coûts et les Délais (QCD). Cependant comme nous l’avons vu dans la séquence précédente de cette série consacrée au management visuel, les KPI sont loin d’être suffisants.

Le fait de s’arc-bouter uniquement sur ce type de résultat peut avoir des effets inverses à ceux escomptés. Ce paradoxe provient d’un découragement et d’une démobilisation parfois inconsciente de l’équipe qui ne comprend pas vraiment d’où peuvent venir des résultats en baisse. En pratique on ne pilote pas de KPI, mais des activités qui donnent des résultats. Il est donc essentiel que l’équipe se soit entendue sur les facteurs qui influent sur la performance. A titre d’illustration lorsque l’on veut perdre du poids, il ne sert à rien de se peser tous les jours si l’on n’a pas mis sous contrôle son régime alimentaire et son activité physique.

La planification est un élément essentiel du pilotage de l’activité. Dans l’esprit de l’Obeya il est contre-productif d’afficher le Gantt détaillé produit par le système de planification. Il peut être intéressant de rappeler le planning directeur ou Master Schedule qui situe les grands jalons de l’activité. Mais cet affichage relativement statique ne répond pas à l’exigence de dynamisme de l’Obey.

En revanche le Last Planner © System mis au point pour les activités de construction prend toute sa place dans la « Grande Salle ». Cette planification dynamique repose sur un principe de flux tiré. A l’intérieur d’une phase de construction bien identifiée, tous les intervenants sont réunis dans un même local. La planification se construit en commençant par la dernière activité, souvent la réception de la phase.

De proche en proche, chaque corps de métier exprime les contraintes en amont de son activité. Par exemple, l’électricien a besoin que la peinture soit sèche pour poser ses interrupteurs. Chaque intervenant dispose de « post-it » avec une couleur qui lui est propre. Sur cette étiquette il décrit son activité et les contraintes qui s’imposent à celle-ci. Un post-it représente une unité de temps (heure, jour ou semaine).

L’équipe

« Les plus belles réussites sont collectives ». Ce slogan, tout le monde l’a déjà entendu au moins une fois. En pratique et surtout au quotidien, il est bien rare que les réussites collectives soient saluées.

Pourtant, les neurosciences ont démontré l’effet de l’auto-congratulation sur la motivation. Les joueurs de volley qui se tapent les mains à chaque point marqué le savent bien. Dans une Obey, l’équipe se tape dans les mains autant de fois que possible.

Et les participants sont invités à matérialiser les réussites sur les murs. Mais toute activité connaît aussi des passages difficiles. Au final, toute l’équipe est invitée à partager sa météo faite de jours rayonnants et de ciels nuageux.

Dans certains cas, on peut définir des critères d’exigence en matière de maturité du collectif. Cela peut donner lieu à une mesure dont la progression apparaît sur le panneau dédié à l’équipe.

Le kanban est un tableau dynamique qui permet d’évaluer le flux de réalisation des actions communes. C’est particulièrement adapté aux équipes de développement informatique en mode agile, mais aussi pour piloter l’amélioration continue.

Amélioration continue

L’amélioration continue est une stratégie d’entreprise. Elle repose sur la capacité de l’organisation à se remettre en cause régulièrement. Une équipe cherchera à faire une amélioration significative tous les 3 mois environ. Il est classique de décrire la situation, l’amélioration souhaitée et le pilotage du progrès sur un format de papier A3. Ce format a donné son nom à la pratique.

Le A3 vise une situation souhaitée. Il fait appel aux outils de résolution de problèmes pour comprendre les causes racines produisant une situation que l’on veut améliorer. Le plan d’action qui en découle est piloté par l’équipe. Le tout prend une place de choix au sein de l’Obeya.

Salle de créativité

Depuis quelques années, les entreprises investissent dans des salles de créativité. Il s’agit de lieux souvent colorés au mobilier moderne et extrêmement modulables. Des murs permettant d’écrire, d’effacer, de coller des post-it. La salle dispose même parfois de Lego dans leur version « Serious Play » ou toute sorte de matériaux qui permettent de travailler en 3 dimensions. Les progrès et l’accessibilité des imprimantes 3D offrent également d’extraordinaires opportunités de visualiser à moindre frais un travail de conception.

Obeya virtuelle

L’Obeya se présente également sous forme digitale. Une application comme iObeya offre une multitude d’objets digitaux que l’on peut disposer sur des templates. L’objet de base est l’étiquette classique du kanban (ou Post-it). L’informatique permet d’attacher des informations à ce Post-it digital : propriétaire ou contributeur de l’action, document en pièce-jointe, sous-tâche, priorité…

L’application offre une multitude d’outils adaptés au pilotage de projet, au Lean Management, aux méthodes Agiles. Les objets se manipulent depuis n’importe quel écran tactile depuis le format tablette jusqu’à l’écran géant de 98 pouces. Une colle « digitale » permet de superposer des éléments de l’affichage comme avec un Post-it papier.

L’intérêt principal réside dans la possibilité d’animer des réunions à distance, chacun pouvant intervenir sur l’affichage depuis un écran géant tactile, un PC, une tablette voire un smartphone. iObeya offre également un gain de place substantiel et une sécurisation de l’information qui est conservée via des sauvegardes informatiques.

L’Obeya un outil d’animation à intervalles courts

Dans sa forme digitale ou dans sa forme plus classique, l’Obeya offre des possibilités sans limites pour animer le travail d’une équipe. Le management est souvent à l’initiative, imposant le déploiement d’Obeya sans vraiment lui donner du sens et surtout sans savoir comment l’accompagner. Or dans bien des cas cette façon d’animer représente un changement important. Il remet en cause l’idée que l’on se fait de sa propre performance et il challenge le rôle du responsable de l’équipe.