Déploiement d’un management visuel digitalisé
Engagez-moi !
L'entreprise
Entreprise multi-sites de très haute technologie. L’équipe accompagnée portait un projet de développement d’une solution digitale et de transformation des process de production.
Le contexte et le problème posé
Les réunions étaient globalement inefficaces, jugées trop longues, avec trop de participants et ne permettant pas de cibler les principales difficultés. Les documents étaient partagés en séance, en visioconférence sur 2 sites. Un PMO assurait le secrétariat du projet : collecte très laborieuse des supports auprès des intervenants, concaténation des supports, compte rendu de réunion, diffusion aux participants. Ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui ont souhaité une intervention extérieure. Leur volonté était de rendre le rituel plus participatif, plus rythmé. Ils revendiquaient aussi que les vrais problèmes soient posés et discutés et que les prises de décision soient claires et visibles. Le directeur a relevé le défi en ajoutant sa propre exigence : des engagements pris et tenus de la part de tous.
L'approche retenue
Le format de la réunion a été complètement revu. Le nombre de participants est passé de 13 à 7 resserrant les rangs autour du manager. Un atelier a permis d’identifier les informations nécessaires à partager : un planning directeur présentant les principaux jalons du projet, un kanban pour matérialiser les flux d’actions propres à chaque membre de l’équipe, une matrice de risque, un A3 pour matérialiser les problèmes et leur résolution. Des templates ont été créés de façon standard pour faciliter la mise à jour de l’information. L’utilisation de la plateforme iObeya a permis l’usage du management visuel à distance. Les salles de réunions ont été réaménagées. Les tables de réunion ont été supprimées au profit d’un mobilier plus léger. Un écran tactile de 86 pouces permet à chacun d’intervenir sur l’affichage y compris à distance. Les absents occasionnels peuvent participer à distance depuis leur PC ou leur tablette. Le PMO a été coaché pour passer d’un rôle de secrétaire à celui d’un adjoint management à forte
Les bénéfices
Optimisation du temps
De façon très arithmétique, le temps total économisé par semaine a été de 40 heures, soit 1 ETP ! Le PMO a épargné pas loin de 8h de préparation et de compte rendu. Il a pu recentrer son activité sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : analyse de risque, veille, écoute, conseil, coaching de l’équipe, capitalisation. Les réunions sont devenues plus courtes, redoutablement plus efficaces et beaucoup plus conviviales. L’engagement de chacun a été visuellement matérialisé avec un taux de service passant de 50 à 95%.